Le anomalie nelle fatture di trasporto e il pre-audit

02/04/2016   –   Due settimane fa (vedi il post http://www.facsweb.eu/?p=377 ) abbiamo già visto le principali anomalie (ma volendo essere più espliciti, possiamo parlare di errori…)  che si ritrovano con buona frequenza nelle fatture di trasporto.

Oggi vediamo un po’ meglio come lavoriamo per individuare tali anomalie in maniera preventiva, e quindi evitarle ancora prima che si palesino in una fattura.

Bene, quando iniziamo una collaborazione con un nuovo cliente, gli chiediamo di fornirci i contratti che ha stipulato con i suoi fornitori di trasporto, o  almeno, i principali. Il nostro personale, esperto nella tematica, carica sul nostro sistema Freight Guard le condizioni pattuite tra il  Cliente e il suo fornitore, naturalmente in un’area riservata.

A questo punto quando il Cliente  ci rende disponibili i dati sulle spedizioni effettuate, con la periodicità che desidera, noi disponiamo da un lato delle tariffe concordate, dall’altro dei dettagli (ddt, packing list) sui trasporti effettuati, e quindi siamo in grado di  elaborare una pre-fattura, che viene inviata al fornitore, con  richiesta di approvazione.

Il concetto si può esprime in parole semplici in questo modo. Noi diciamo al fornitore: caro trasportatore, ci risulta che applicando le tariffe concordate ai servizi che hai svolte nel periodo X  ti dovremo pagare questa cifra.  E’ corretto? Se sì, attendiamo la tua fattura che rispecchierà fedelmente la nostra pre-fattura.  Se no, chiaramente ci dovrai spiegare il motivo che secondo te  causa la discrepanza. In ogni caso, la fattura ufficiale finale sarà sicuramente corretta perché basata su dati condivisi.

Questo è quello che chiamiamo “pre-audit” perché si tratta di un lavoro preventivo, volto ad evitare sul nascere eventuali errori.

E’ interessante anche sottolineare che noi di FACS gestiamo i rapporti coi fornitori nei casi si evidenzino le discrepanze. Così il nostro Cliente è sollevato di tutto e soprattutto può mantenere un rapporto cordiale col proprio fornitore, col quale, come sappiamo è giusto e normale che ci possano anche essere scambi di favori (vedi urgenze, ecc.).  Del resto, noi  ci poniamo come intermediari professionali e credibili, poiché segnaliamo anche i casi (ma di gran lunga minoritari!)  in cui gli errori sono a sfavore del nostro Cliente.

Con questa metodologia si elimina la necessità di effettuare note di credito successive (qualora gli errori vengano rilevati), e questo si traduce in un altro vantaggio per il nostro cliente, ma tutto sommato può essere visto favorevolmente anche dal Trasportatore.

Nella realtà quotidiana ci capita spesso di incontrare aziende che siano consapevoli di non effettuare un controllo sistematico delle fatture di trasporto:  in tal caso i vantaggi portati dal nostro intervento sono spesso davvero  importanti.

Infine, non dimentichiamo un altro aspetto:  quando si procederà ad un audit, le fatture di trasporto saranno inattaccabili, quindi i responsabili del dipartimento Trasporti & Logistica saranno tranquilli e potranno affrontare con serenità tutti gli accertamenti, siano essi interni all’azienda o effettuati da personale esterno (società di auditing).

La prossima volta vedremo la prosecuzione naturale (ma non sempre necessaria) del pre-audit: il post-audit.